LEI Nº 2.218, DE 26 DE FEVEREIRO DE 2015.
“DISPÕE SOBRE O ARQUIVO
PÚBLICO MUNICIPAL, ALTERA A DENOMINAÇÃO E ESTRUTURA A DIVISÃO DE ARQUIVO
DOCUMENTAL, REESTRUTURA O ARQUIVO “ARINO SANT’ANA DE BARROS”, INSTITUI O SISTEMA
MUNICIPAL DE ARQUIVOS E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.”
Autor: Órgão Executivo.
ANTONIO CARLOS DA SILVA, Prefeito Municipal da Estância
Balneária de Caraguatatuba, no uso das atribuições que lhe são conferidas por
Lei, e considerando a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados
estabelecida pela Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, especialmente
o disposto no artigo 21, FAZ SABER que a Câmara Municipal aprovou e ele
sanciona e promulga a seguinte Lei:
Capítulo I
Do
Sistema Municipal de Arquivos
Art. 1º Fica instituído o Sistema Municipal de
Arquivos, com os seguintes objetivos:
I - assegurar a implantação de gestão integral de documentos na
Administração Municipal Direta e Indireta;
II - promover a integração dos arquivos existentes nos diversos
órgãos da Administração Municipal Direta e Indireta, que constituem a rede
municipal de arquivos;
III - garantir o
acesso aos documentos e às informações do Poder Público Municipal;
IV - contribuir para a normalização de procedimentos
arquivísticos;
V - preservar o patrimônio documental, fonte para a pesquisa e a
produção de conhecimento.
Art. 2º Integram o Sistema Municipal
de Arquivos:
I - órgão central e coordenador do Sistema: Divisão de Arquivo
Público Municipal, que apresenta como estrutura a Seção de Arquivo Público,
Arquivo Administrativo e Seção de Protocolo Geral, vinculados à Secretaria
Municipal da Administração;
II - órgãos setoriais: os arquivos dos órgãos da Administração
Pública Municipal Direta e Indireta;
III - Arquivo “Arino Sant’Ana
de Barros”, vinculado administrativamente à Fundação Educacional e Cultural de
Caraguatatuba – FUNDACC, e tecnicamente à Secretaria Municipal de Administração
por meio da Divisão de Arquivo Público Municipal.
IV - Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo – CADA.
Capítulo II
Da
Divisão de Arquivo Público Municipal
Art. 3º A Divisão de Arquivo Público Municipal, é o
órgão central e coordenador do Sistema Municipal de Arquivos, vinculada a
Secretaria de Administração.
Parágrafo único. A
Divisão de Arquivo Público Municipal apresenta como estrutura interna a Seção
de Arquivo Público, Arquivo Administrativo e Seção de Protocolo Geral.
Art. 4º À Divisão de Arquivo Público Municipal,
compete:
I - formular a política de gestão documental do Município e
coordenar a sua implantação, no âmbito do Poder Executivo;
II - garantir o acesso às informações e arquivos no âmbito da
Administração Pública Municipal, observadas as restrições legais eventualmente
aplicáveis;
III - criação de
normas e alteração de dispositivos legais referentes à classificação de
informações quanto ao grau de sigilo e acesso geral, de acordo com os prazos
previstos nas tabelas de temporalidade;
IV - estabelecer e divulgar diretrizes e normas para as diversas
etapas de administração dos documentos, inclusive dos documentos eletrônicos,
para a organização e funcionamento do protocolo e dos arquivos integrantes do
Sistema Municipal de Arquivos, de acordo com os prazos previstos nas Tabelas de
temporalidade;
V - coordenar os trabalhos de avaliação de documentos públicos
do município e orientar a elaboração e aplicação das tabelas de temporalidade;
VI - autorizar as eliminações dos documentos públicos municipais desprovidos
de valor permanente, na condição de instituição arquivística municipal, de
acordo com a determinação prevista no artigo 9º, da Lei Federal nº 8.159, de 08
de janeiro de 1991;
VII - acompanhar e
controlar o recolhimento dos documentos de valor permanente e guarda definitiva
ao Arquivo “Arino Sant’Ana de Barros, visando assegurar sua preservação e
acesso;
VIII - promover a
integração e incentivar a cooperação, pesquisa e interdisciplinaridade entre os
profissionais envolvidos na gestão integral de documentos, inclusive a gestão
eletrônica de documentos, sistemas de informação e sistema de arquivos;
IX - realizar projetos de ação educativa e cultural, de
preservação e divulgação do patrimônio documental, visando a recuperação da
memória coletiva e as pesquisas sobre a História do Município;
X - estender a custódia aos documentos de origem privada,
considerados de interesse público e social, sempre que houver conveniência e
oportunidade;
XI - propor convênios
e parcerias para efetivar a implantação de política de gestão integral de
documentos e sistemas de informação;
XII - atuar em
parceria ou em colaboração junto aos programas governamentais ou promovidos
pela iniciativa privada e sociedade civil que tenham relação com a área de atuação do Sistema
Municipal de Arquivos, atuação que poderá se estender à participação em
Comitês, Câmaras, Fóruns, Redes e outros.
XIII - autorizar a
eliminação de documentos de acordo com a Tabela de Temporalidade.
Art. 5º A Divisão de Arquivo Público Municipal poderá
custodiar, numa linha de parceria, os documentos da Câmara de Vereadores e do
CARAGUAPREV – Instituto de Previdência do Município de Caraguatatuba, mediante
uma manifestação formal de vontade dos Poderes Legislativo, CARAGUAPREV e
Executivo Municipal.
Art. 6º À Divisão de Arquivo Público Municipal ficam
subordinados, técnica e funcionalmente, todos os arquivos da Administração
Pública Municipal Direta e Indireta, integrantes do Sistema Municipal de
Arquivos, sem prejuízo de sua subordinação administrativa.
Art. 7º A Divisão de Arquivo Público Municipal
constituir-se-á de:
I - Seção de Arquivo
Público;
II - Arquivo
Administrativo;
III - Seção de
Protocolo Geral.
Art. 8º À Seção de Arquivo
Público cabe:
I - elaborar princípios, diretrizes, normas e métodos sobre
organização e funcionamento das atividades de arquivo;
II - prestar orientação técnica aos órgãos integrantes do
Sistema;
III - realizar
estudos e pesquisas, produzindo e editando textos, e apoiar ações, projetos e
campanhas para a disseminação do conhecimento arquivístico;
IV - opinar sobre os programas de informatização, a produção
eletrônica de documentos e a instalação de redes de informação para o bom
funcionamento e integração do sistema de arquivos municipais;
V - apoiar técnica e administrativamente a Divisão de Arquivo
Público Municipal;
VI - executar as atribuições afins.
Art. 9º Fica criado no Município de Caraguatatuba o
Arquivo Administrativo, responsável pelo arquivamento de documentos em final de
vigência com longos prazos prescricionais ou precaucionais, ao qual compete:
I - receber, por transferência, os documentos avaliados pelos
órgãos integrantes do Sistema;
II - manter a documentação organizada de acordo com sua
proveniência e em satisfatórias condições de higiene;
III - atender às
consultas dos órgãos de origem dos documentos e controlar os empréstimos;
IV - preparar os documentos para o recolhimento,
acondicionando-os de acordo com os critérios estabelecidos pela Coordenação do
Sistema Municipal de Arquivos, lavrando o respectivo Termo de Recolhimento de
Documentos;
V - proceder à eliminação de documentos de acordo com os prazos
previstos nas Tabelas de Temporalidade, lavrando o respectivo Termo de
Eliminação de Documentos;
VI - manter atualizadas as informações sobre espaços disponíveis
no depósito;
VII - realizar a
transferência de documentos de valor histórico/permanente para o Arquivo “Arino
Sant’Ana de Barros”, lavrando o respectivo Termo de Transferência de
Documentos;
VIII - participar do
processo de avaliação de documentos;
IX - dar acesso às informações respeitando os critérios de
sigilo.
Art. 10. Ao
Arquivo “Arino Sant’Ana de Barros”, responsável pela preservação dos documentos
de valor histórico e guarda definitiva, compete:
I - guardar e preservar os documentos de valor histórico e
permanente;
II - proceder ao recolhimento e dar tratamento técnico adequado
aos documentos de valor histórico e guarda definitiva, lavrando o respectivo
Termo de Recolhimento de Documentos;
III - promover a
descrição, mediante a elaboração de instrumentos de pesquisa que garantam
acesso pleno às informações contidas nos documentos;
IV - orientar e localizar para os usuários os documentos de seu
interesse;
V - fornecer reproduções de documentos, de acordo com as
disponibilidades do órgão e a qualidade dos suportes originais;
VI - realizar trabalho de conservação preventiva do acervo;
VII - expedir
certidões dos documentos sob sua custódia;
VIII - realizar
pesquisas e analisar proposições para a denominação de logradouros públicos;
IX - identificar e se responsabilizar pela guarda dos arquivos
particulares, culturalmente significativos no Município;
X - dar acesso às informações respeitando os critérios de
sigilo.
Parágrafo único. Os
documentos tratados neste artigo continuarão integrando o patrimônio da
Municipalidade, permanecendo apenas sob guarda e proteção do Arquivo “Arino
Sant’Ana de Barros”.
Art. 11. Ao
Arquivo “Arino Sant’Ana de Barros”, enquanto responsável pelo
desenvolvimento de pesquisas, pela promoção de eventos de caráter educativo e
cultural, incluindo educação patrimonial, na execução do Serviço de Ação
Educativa e Cultural compete:
I - buscar parcerias e uma aproximação efetiva com órgãos públicos
e privados para o desenvolvimento de programas, projetos e atividades de
interesse cultural, educativo, técnico e científico;
II - referenciar documentos de interesse local existentes em
outras instituições, dentro e fora do Município;
III - organizar
exposições e eventos destinados a estreitar o vínculo da instituição com a
comunidade;
IV - desenvolver programas de incentivo à pesquisa e de
divulgação do patrimônio documental do Município, em parceria com as
Universidades e instituições congêneres;
V - implantar o Projeto Arquivo-Escola, em parceria com a
Secretaria Municipal de Educação, as escolas da rede estadual de ensino, bem
como as escolas particulares;
VI - elaborar textos ou publicações de caráter educativo e
cultural;
VII - gerir e manter
o Projeto de História Oral “Recontando Caraguá”, criado pelo Arquivo “Arino
Sant’Ana de Barros”, por meio de um centro de memória, difundindo assim, a
história escrita e oral do município;
VIII - pesquisar,
acompanhar e desenvolver ações educativas e informativas de proteção ao
patrimônio cultural municipal: bens preservados, bens tombados e sítios
arqueológicos no município.
Art. 12. A Comissão de Avaliação de Documentos de
Arquivo - CADA é formada por um grupo permanente e multidisciplinar, constituída
por servidores, com conhecimentos da estrutura organizacional, das funções e
atividades desenvolvidas pelos órgãos e da produção e tramitação de documentos.
§ 1º As Secretarias,
autarquias e fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público, deverão
enviar, por meio de ofício encaminhado à Secretaria de Administração, no prazo
de 60 (sessenta) dias da publicação desta lei, os nomes dos servidores que irão
integrar a CADA, que visará à elaboração de propostas de Planos de
Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos;
§ 2º Para o cumprimento de
suas atribuições, a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo será
coordenada pela Divisão de Arquivo Público Municipal;
§ 3º A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo deverá
receber treinamento para apresentar propostas de temporalidade e destinação aos
documentos dos órgãos públicos;
Art. 13. São atribuições da
Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo:
I - identificar os documentos atualmente produzidos pelos órgãos
públicos;
II - implementar a política municipal de gestão de documentos, em
conformidade com a orientação da Coordenação do Sistema Municipal de Arquivos;
III - promover o
levantamento de documentos acumulados pelo órgão, independentemente da
localização física, estado de conservação ou data em que foram produzidos;
IV
- elaborar propostas de Planos de Classificação e
Tabelas de Temporalidade de Documentos; (Regulamentado pelo Decreto nº
546/2016)
V - garantir o cumprimento do calendário de transferências e
recolhimento de documentos, nos prazos definidos pelas Tabelas de
Temporalidades;
VI - promover estudos e orientar a identificação de documentos,
dados e informações sigilosas e pessoais, visando assegurar a sua proteção;
VII - atuar como
instância consultiva, sempre que provocada, sobre os recursos interpostos
relativos às solicitações de acesso a informações não atendidas ou indeferidas.
Art. 14. Ao
Protocolo compete:
I - receber, autuar, tramitar, juntar, desentranhar, apensar,
desapensar, incorporar, reconstituir, regularizar e expedir documentos;
II - prestar informações e fornecer suporte sobre a tramitação de
documentos;
III - colaborar com a
Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo - CADA no desempenho de suas funções.
CAPÍTULO
III
Da
Gestão de Documentos
Art. 15. São
objetivos da Gestão de Documentos:
I - agilizar o acesso aos arquivos e às informações;
II - promover a transparência das ações administrativas;
III - garantir economia,
eficiência e eficácia na administração pública;
IV - agilizar o processo decisório;
V - incentivar os trabalhos multidisciplinares em equipe;
VI - controlar o fluxo de documentos e a organização dos
arquivos;
VII - racionalizar a
produção de documentos;
VIII - normalizar os
procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação
de documentos;
IX - preservar o patrimônio documental, assegurando pleno
exercício da cidadania.
Art. 16. Para
efeitos da aplicação desta lei e demais normas relativas à gestão integral de
documentos e ao Sistema Municipal de Arquivos, ficam definidos os seguintes
conceitos:
I - Documentos de
Primeira Idade: Arquivos Correntes – constituído de documentos correntes, em
curso ou que se conservam nas unidades produtoras em razão de sua vigência e da
frequência com que são por elas consultados;
II - Documentos de
Segunda Idade: Arquivos Intermediários – constituído de documentos com uso
pouco frequente que aguardam prazos de prescrição e precaução nas unidades que
tenham atribuições de arquivo;
III - Documentos de
Terceira Idade: Arquivos Permanentes / Históricos – constituído de documentos
permanentes, providos de valor histórico, probatório e informativo que devem
ser definitivamente preservados;
IV - Arquivos
Públicos – são os conjuntos de documentos produzidos, recebidos e acumulados
por órgãos públicos, autarquias, fundações instituídas ou mantidas pelo Poder
Público, empresas públicas, sociedades de economia mista, entidades privadas encarregadas
da gestão de serviços públicos e organizações sociais, no exercício de suas
funções e atividades;
V - Divisão de
Arquivo Público Municipal – instituição arquivística pública responsável por
coordenar o Sistema Municipal de Arquivos, formular e implementar políticas
públicas de arquivos e gestão documental e assegurar a preservação e acesso aos
documentos de guarda permanente;
VI - Avaliação de
Documentos – processo multidisciplinar de análise que permite a identificação
dos valores dos documentos, para fins de definição de seus prazos de guarda e
destinação;
VII - Classificação
de Documentos - sequência das operações técnicas que visam a agrupar os
documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e
atividade responsável por sua produção ou acumulação;
VIII - Documentos de
Arquivo – são os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o
magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e
entidades da administração municipal, no exercício de suas funções e
atividades, e documentos particulares de interesse público municipal;
IX - Gestão de
Documentos - é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução,
que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos;
X - Plano de
Classificação de Documentos - instrumento utilizado para classificar todo e
qualquer documento de arquivo;
XI - Prazo de
Precaução – é o intervalo de tempo durante o qual se guarda o documento por
precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente;
XII - Prazo de
Prescrição – intervalo de tempo durante o qual se pode invocar a tutela do
Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de
guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou
suspensão da prescrição, em conformidade com a legislação vigente;
XIII - Prazo de
Vigência – intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos
administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a
sua produção;
XIV - Série
Documental - é o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por
um mesmo órgão ou entidade, em decorrência do exercício da mesma função e
atividade e que resultam de idêntica forma de produção e tramitação e obedecem
à mesma temporalidade e destinação;
XV - Sistema
Municipal de Arquivos - é o conjunto de arquivos da administração pública
municipal, direta e indireta, que constituem a rede de arquivos do Município,
independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecução de
objetivos técnicos comuns, sob uma única Coordenação;
XVI - Tabela de
Temporalidade de Documentos - instrumento resultante da avaliação documental,
aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação
de cada série documental (eliminação ou guarda permanente);
XVII - Termo de
Eliminação de Documentos – instrumento que tem por objetivo registrar as
informações relativas à execução da eliminação (data, autorização, órgão
responsável, séries documentais eliminadas, datas-limite, quantidade);
XVIII - Termo de
Recolhimento de Documentos - instrumento que tem por objetivo registrar a passagem
de documentos considerados de guarda permanente, do Arquivo Corrente ou
Intermediário para o Arquivo Permanente;
XIX - Termo de
Transferência de Documentos - instrumento que tem por objetivo registrar a
passagem de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Intermediário.
Capítulo IV
Das
Disposições Finais
Art. 17. O Poder Executivo
fica autorizado a regulamentar a estrutura e o quadro funcional da Divisão de
Arquivo Público Municipal e a sua dotação orçamentária.
Art. 18. A
Divisão de Arquivo Público Municipal terá quadro de servidores e/ou
funcionários vinculados à Secretaria Municipal de Administração.
Art. 19. As
despesas decorrentes desta Lei correrão por conta de dotações orçamentárias
próprias.
Art. 20. É
proibida toda e qualquer eliminação de documento produzido, recebido ou
acumulado pela administração pública municipal, no exercício de suas funções e
atividades, sem a autorização da Divisão de Arquivo Público Municipal
Documental.
Art. 21. As
disposições desta Lei aplicam-se, também, aos documentos arquivísticos
eletrônicos, nos termos da Lei.
Art. 22. As
disposições desta Lei aplicam-se, no que couber, às autarquias, fundações
instituídas ou mantidas pelo Poder Público, empresas públicas, sociedades de
economia mista, entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos
e organizações sociais, definidas como tal pela legislação vigente.
Art. 23. Esta
Lei entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em
contrário.
Caraguatatuba, 26 de
fevereiro de 2015.
ANTONIO
CARLOS DA SILVA
PREFEITO
MUNICIPAL
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na
Prefeitura Municipal de Caraguatatuba.