DECRETO Nº 546, DE 04 DE OUTUBRO DE
2016.
“REGULAMENTA O ART. 13, INCISO IV,
DA LEI Nº 2.218/2015, E APROVA O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E A TABELA DE
TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO MUNICÍPIO DE CARAGUATATUBA
E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS”.
ANTONIO CARLOS DA SILVA, PREFEITO MUNICIPAL DE CARAGUATATUBA, no
uso das atribuições que lhe são conferidas por Lei, especialmente pelo art. 49, inciso VI, da Lei Orgânica do Município de
Caraguatatuba,
DECRETA:
Art. 1º Fica
regulamentado o art. 13, inciso IV, da Lei
Municipal nº 2.218/2015, e aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos Produzidos,
Recebidos e Acumulados pela Prefeitura Municipal, Fundação Educacional e
Cultural de Caraguatatuba – FUNDACC e Previdência Municipal – CaraguaPrev
(ANEXOS I e II), que passam a fazer
partes integrantes deste Decreto, cuja publicação na íntegra estará disponível
para consulta no site da Prefeitura Municipal de Caraguatatuba www.caraguatatuba.sp.gov.br e no
site da Fundação Educacional e Cultural de Caraguatatuba www.fundacc.sp.gov.br.
Art. 2º A guarda, as transferências e eliminação de
documentos deverão obedecer aos prazos previstos na tabela de temporalidade,
entendendo-se que:
I – prazo
de guarda é a vigência, o intervalo de tempo em que o documento possui ação
administrativa e legal total no cumprimento de sua função nas Unidades
Produtoras de documentos ou Arquivos Correntes e nos Intermediários.
II - o
prazo de guarda é definido pela Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivos
– CADA (arts 2º, IV; 12 e 13 da Lei
Municipal nº 2.218/2015 e Portaria
nº 128/2015), com participação dos servidores públicos das Unidades
Produtoras, sob a orientação da Divisão de Arquivo Público Municipal,
considerando os seguintes prazos:
a) Prazo de
Prescrição: é o intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade ou qualquer
interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos
eventualmente violados;
b) Prazo de
Precaução: é o intervalo de tempo durante o qual a municipalidade guarda o
documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda
definitiva.
§ 1º A contagem dos prazos supra elencados inicia-se
quando da produção do documento, e não a partir da publicação deste Decreto.
§ 2º A propositura de ações judiciais em que a
Prefeitura, Fundações e Autarquias sejam autoras ou rés, interrompem,
imediatamente, a contagem dos prazos definidos nas tabelas de temporalidade,
ora aprovada, até o julgamento definitivo da ação.
§ 3º A Procuradoria Judicial do Município dará
conhecimento às Unidades Produtoras e aos Arquivos responsáveis pelo
arquivamento temporário ou guarda definitiva de documentos do início e fim de
ações judiciais, no âmbito da Prefeitura Municipal, para que as referidas
unidades ou órgãos possam observar o disposto no § 2º deste artigo.
Art. 3º O grau de sigilo dos documentos deverá obedecer aos
números correspondentes na tabela de temporalidade, entendendo-se que:
I –
Ostensivo: compreende o acesso pelo cidadão e a publicidade total dos
documentos;
II –
Restrito: compreende os documentos sob sigilo por tempo determinado, que nesse
período não podem ser publicados e/ou acessados pelos cidadãos por conterem
informações de extrema relevância para a segurança do Estado (compreendendo o
Governo nas três esferas) e da sociedade;
III –
Pessoal: somente é facultado aos cidadãos diretamente relacionados aos
documentos, aos quais esses se referem e que o conhecimento público poderá
causar prejuízo à pessoa.
Art. 4º A eliminação de documentos deverá ser efetuada por
meio de Listagem de Eliminação de Documentos (ANEXO III) que, após a aprovação
pela Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo e Acesso – CADA, e pelas
autoridades dos órgãos e entidades a quem compete aprovar, deverá ser submetida
à Divisão de Arquivo Público Municipal, conforme art.
20, da Lei nº 2.218/2015, para autorização da Eliminação.
Parágrafo único.
Os órgãos e entidades deverão, obrigatoriamente, encaminhar, por meio de
correspondência oficial, duas cópias da Listagem de Eliminação de Documentos,
assinadas e rubricadas.
Art. 5º Após obter a autorização, os órgãos e entidades,
para proceder a eliminação, deverão elaborar e publicar o Edital de Ciência de
Eliminação de Documentos (ANEXO IV) em periódico oficial ou em outro veículo de
divulgação local, para dar publicidade ao fato de que serão eliminados os
documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos.
Parágrafo único. Os órgãos e entidades deverão encaminhar para
a Divisão de Arquivo Público Documental uma cópia do Edital de Ciência de
Eliminação de Documentos.
Art. 6º A eliminação de documentos arquivísticos públicos
será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização,
desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos
documentos não possa ser revertida (Resolução 40/2014 – CONARQ).
Art. 7º O Plano de Classificação e a Tabela de
Temporalidade Documental deverão ser atualizados periodicamente.
Parágrafo único. Caberá aos órgãos e entidades
estabelecer os prazos de guarda e a destinação dos documentos relativos às suas
atividades específicas ou atividades-fim, os quais deverão ser aprovados pela
Divisão de Arquivo Público Municipal.
Art. 8º Este Decreto entrará em vigor na data de sua
publicação, revogadas as disposições em contrário.
Caraguatatuba,
04 de outubro de 2016.
Este texto não substitui o
original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Caraguatatuba.